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推動精實管理提昇行政效能【2010.12.21秘書處】

繼八月初本校針對一、二級主管辦理精實管理研習會後,為了逐步推動並落實校內精實管理,12月13、14日,特別聘請美國德克薩斯州大學聖安東尼校區傑出首席講座教授陳鳳山博士,對先鋒種子團隊「秘書處」及「總務處」的同仁,進行密集的精實管理教育訓練。課程結束後,二團隊將以組(中心、室)為單位,選定一項以上的業務,依精實管理的原則及工具進行實際操作,六個月後,將檢視實施成效及進行回饋修正。希望將製造業實施多年的精實觀念,推展至本校的行政團隊上,藉由檢視整個工作流程,消除浪費,節省成本,且團隊能持續改善,讓學校的行政流程徹底「流暢」,創造最大的價值與效益。

陳教授開宗明義解釋,「精實」就是要減少浪費,消除沒有加值的動作。他說,精實管理有五大原理:即由顧客來定義價值 ( value )、定義價值流 ( value stream )、要讓價值流流動、要從下游拉作業,不要造成堆積,以及持續追求完美。他表示,在大學中,顧客群包括了教師、學生、職技同仁、校友及以及社會大眾,所以業務單位要以顧客的角度,來定義價值,提供加值的服務,並以顧客的需求,做為改善的目標。

為了讓先鋒種子團隊認知精實管理的重要,陳教授以一份在美國進行的調查數據,說明大部分繁忙的工作族,實際上投入在有加值的工作時間,約僅占每日工作時間的20%。他說,日常中似乎永遠清理不完的工作量,以及遲延工作所引起的抱怨,多是工作流程中的浪費所造成的。實施「精實管理」,就是希望以最小的投資,採用既有的簡單技術及概念,對工作流程進行持續的改善,提高工作效能及效率。

除了觀念的建立外,先鋒種子團隊也於14日進行精實管理的案例實作。小組成員間不斷檢視工作項目中每個環節,精確的重新評估每個步驟中所需花費的時間,以及計算浪費在等待、運送或是過度處理的時間。實作過程中,成員們訝異於圖表所呈現的現況結果,也不停的激盪後續改善的策略,微妙的行為及觀念的改變,在熱絡氣氛中蘊釀成形。

陳鳳山教授表示,精實管理的實施,組織領導者的支持是很重要的,本校陳力俊校長於短期內責成二次精實管理課程,足見校長的支持。身為先鋒種子的「秘書處」及「總務處」同仁,雖任重道遠,但是在密集課程的洗禮下,對工作流程的檢視、改善,乃至持續追求完美,已有具體的願景,清大整體行政效率的再提昇將指日可待。

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