檔案管理局於本(97)年10月2日,假台泥大樓士敏廳,舉辦第六屆機關檔案管理「金檔獎」頒獎典禮,並由行政院秘書長薛香川代表劉院長頒獎,表揚檔案管理績優機關。本校文書組以積極創新態度,及其在檔案管理的卓越績效,經過激烈競爭,脫穎而出,為本校爭取到政府機關檔案管理最高榮譽「金檔獎」,當日由葉銘泉副校長代表領獎,總務處林樹均總務長、孫瀛副總務長、文書組錢安娜主任及相關同仁代表觀禮。
「金檔獎」的設置,目的在促進各機關對檔案管理工作之正確認知,提升各機關檔案管理品質,表彰檔案管理著有績效之機關,樹立標竿學習的典範。自92年開辦以來,今(97)年已是第6次舉辦,此項活動不僅能提高檔案管理單位能見度,激勵各機關檔管人員工作士氣,並可藉由參獎而自我檢測績效,大幅帶動我國檔案管理與服務品質向上提升,亦對檔案資產之保存維護及永續管理,助益甚鉅。
金檔獎的評獎範圍,主要以前一年度所達成之檔案管理績效為主,而歷年檔案管理情形,亦均為評獎範圍。近一年來,文書組在錢安娜主任領導下,發揮團隊精神,除一般例行業務、管理系統之改善外,更辦理檔案專題展、檔案修護相關課程、檔案應用推廣等,不分晝夜或假日,時時可看到文書組動員加班的身影,用心及投入程度,著實令人感動。其主要具體績效包括:
(一) 舉辦梅竹展:文書組以「梅竹詠四十,風城留韻事」為主題,將歷來年與梅竹相關文物檔案結合,辦理展覽,在校內引起廣大迴響;除主題選擇活潑,檔案來源豐富而多元,亦活化了檔案的應用,因此受到評獎委員的高度讚賞。
(二) 辦理檔案裱褙研習課程:為妥善維護破損檔案及提昇同仁的檔案修護技能,特聘請檔案修護專家吳哲叡老師講授「檔案修裱研習課程」,除提供北部地區機關學校檔案管理同仁免費參加外,亦將課程影音開放社會大眾瀏覽,同時提供國立高中免費索取光碟,充分發揮檔管資源分享及服務精神。
(三) 推廣檔案應用:為提昇檔案價值,落實資源共享,在檔案應用方面也做了許多的努力,如在首頁設置簡易查詢介面,便利社會大眾查詢;設置檔案應用專區,提供溫馨的場所,供申請人現場閱覽檔案;設計檔案應用文宣品,宣導檔案應用觀念;此外,數位校史館更結合Wiki編修概念,將校史資料多元化完整呈現,使檔案之徵集,更為有效便捷。
(四) 改善檔案庫房設施:本校檔案庫房受限於校內空間整體考量,暫設於大樓地下室,雖不符合檔案庫房設施基準,但在校方全力的支持及營繕組協助下,除了一般設施:如溫濕度控制、低紫外線照明外,更運用最新科技如RFID門禁系統、惰性氣體滅火系統等,警報系統並同步連結駐衛警察隊等,對庫房管理做到最完備、最安全之防護,此部分亦受到評獎委員高度肯定。
檔案管理局對金檔獎的選拔過程與考評,均十分嚴謹,必須層層通過主管機關初評、薦送、及評獎委員會書面審查、分組實地考評等審核程序,獲獎極為不易。當問及獲獎感想,文書組錢安娜主任表示:「團隊最重要」要特別感謝組內同仁的團結努力,默默耕耘,此次獲獎對同仁是一個至高的肯定與激勵;也要特別感謝校方不論在精神及實質上,都給予文書組最好的支持,希望以此榮譽略有回報;另外,參與本次評選,主要目的之一,是希望發揮「自我檢核」功能,他個人也期待,雖然目前校內檔案管理的環境,仍未盡理想,未來希望能在現有的基礎上,朝更精進的目標邁進。
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